Cómo usar códigos UNSPSC para buscar procesos en SECOP II

Busca por palabras y no encuentra lo que vende

Imaginemos una empresa que presta mantenimiento y soporte de equipos de cómputo. Entra a SECOP II, escribe exactamente el nombre comercial con el que vende su servicio y obtiene pocos resultados — o procesos que no tienen relación real con lo que ejecuta.

Eso no siempre significa que no existan oportunidades. Muchas veces significa que la búsqueda está demasiado limitada. Otras entidades pueden describir la misma necesidad con otro objeto contractual, con otras palabras o clasificando el proceso con determinados códigos UNSPSC que la empresa todavía no conoce.

Las palabras muestran una parte de la búsqueda. Los códigos permiten explorar otra. Pero usar códigos no garantiza que aparezcan todas las oportunidades posibles ni que cada resultado sea viable para su empresa.

Esta guía profundiza uno de los métodos que presentamos en nuestro artículo sobre cómo buscar procesos en SECOP II. El objetivo no es encontrar un código UNSPSC. El objetivo es construir una estrategia de búsqueda que represente correctamente lo que su empresa puede ofrecer.

Si su empresa aún está organizando su entrada al sistema, conviene revisar primero la guía sobre empezar a contratar con el Estado antes de invertir tiempo en codificaciones que todavía no puede respaldar con experiencia o capacidad real.

¿Qué es un código UNSPSC y por qué aparece en SECOP II?

UNSPSC significa United Nations Standard Products and Services Code — en español, Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas. Es un sistema estandarizado utilizado para clasificar bienes y servicios de forma uniforme en compras públicas y privadas.

En Colombia, Colombia Compra Eficiente dispone de un Clasificador de Bienes y Servicios basado en UNSPSC. Esa herramienta permite consultar códigos por palabra o por número y explorar la estructura de la clasificación.

Los códigos UNSPSC aparecen en SECOP II porque las entidades utilizan esa clasificación para identificar bienes y servicios en procesos de contratación. Para el empresario, eso significa que puede buscar procesos no solo por palabras del objeto, sino también por la forma en que la necesidad fue codificada.

No se trata de memorizar definiciones técnicas. Se trata de entender que el código es una pista adicional sobre cómo está clasificada una contratación — y que esa pista solo sirve si se relaciona con la actividad real de su empresa.

Segmento, familia, clase y producto: cómo entender la estructura

El clasificador oficial permite navegar por grupo, segmento, familia, clase y producto. Esas categorías ayudan a orientarse dentro del catálogo. Sin embargo, cuando se habla del código UNSPSC de ocho dígitos asociado a un bien o servicio, la estructura numérica principal se organiza en cuatro niveles:

Conforme avanza por la jerarquía, la clasificación se vuelve progresivamente más específica: el segmento agrupa familias relacionadas; la familia agrupa clases; la clase agrupa productos con características comunes; y el producto identifica el bien o servicio concreto.

Importante: el grupo es una forma de navegar el clasificador en la herramienta web, pero no debe confundirse con uno de los pares de dígitos del código de ocho posiciones. Para construir su estrategia inicial, conviene revisar la jerarquía segmento → familia → clase → producto y entender en qué nivel está ubicada la actividad que realmente ejecuta su empresa.

Revisar niveles superiores ayuda a descubrir clasificaciones relacionadas. Trabajar con el código completo — los ocho dígitos — puede ser útil cuando necesita mayor precisión en una búsqueda concreta, dependiendo de la interfaz y del tipo de consulta que esté realizando en SECOP II.

Paso 1. Defina exactamente qué vende o presta su empresa

Antes de abrir el clasificador, responda con honestidad operativa:

• ¿Qué vende?
• ¿Qué servicio presta?
• ¿Qué actividades ejecuta con su equipo?
• ¿Qué componentes incluye su oferta?
• ¿Qué no hace?
• ¿Qué experiencia puede demostrar?
• ¿Qué puede ejecutar realmente con su capacidad actual?

Tomemos como referencia una empresa de mantenimiento y soporte de equipos de cómputo. Antes de buscar códigos, debe separar con claridad si presta mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, soporte técnico, reparación, instalación de software, servicios de redes, suministro de repuestos u otras actividades.

Ese desglose no significa que todas esas actividades correspondan al mismo código UNSPSC. Al contrario: el ejemplo sirve para mostrar que primero hay que separar actividades reales. Solo después tiene sentido buscar clasificaciones distintas para componentes distintos de la oferta.

Paso 2. Busque el concepto en el Clasificador UNSPSC

La herramienta oficial de Colombia Compra Eficiente permite buscar por palabra o por código y navegar por las categorías del clasificador. Cuando no conoce el número exacto, lo habitual es empezar por el bien o servicio — no por la razón social de la empresa.

Ejemplo incorrecto: buscar «Tecnologías ABC» — el nombre comercial de la firma.

Ejemplo correcto conceptualmente: buscar por lo que realmente contrata el Estado, como «mantenimiento», «computadores», «soporte técnico», «reparación» o «componentes», según la actividad concreta que quiera explorar.

Conviene probar varias palabras relacionadas con la misma actividad. Una sola búsqueda rara vez agota las posibilidades del clasificador. Tampoco conviene copiar códigos de terceros sin verificar descripción y jerarquía en la herramienta oficial.

Paso 3. No se quede con el primer código que parezca correcto

En la práctica de acompañamiento a empresas, una misma actividad puede estar relacionada con diferentes clasificaciones dependiendo del producto concreto, del alcance, del servicio, del componente o de la necesidad contratada.

Por eso suele ser útil identificar varios códigos posibles realmente relacionados con la actividad — no todos los códigos que parezcan cercanos por el nombre.

Cada código que incluya en su estrategia debe tener relación real con productos, servicios, experiencia y capacidad efectiva de ejecución de su empresa. Si un código abre procesos de bienes o servicios que usted no ejecuta, probablemente no debería formar parte de su mapa principal de búsqueda.

Paso 4. Revise la descripción, no solamente el nombre

Un término puede parecer adecuado superficialmente. Antes de utilizar un código en SECOP II, conviene:

• Leer la denominación completa del código.
• Revisar en qué segmento, familia y clase está ubicado.
• Entender qué tipo de bien o servicio agrupa.
• Contrastarlo con la actividad real de su empresa.

Si el código lleva repetidamente a procesos de bienes o servicios que su empresa realmente no ejecuta, probablemente no debe formar parte de su estrategia principal. Esta es una guía práctica de búsqueda, no una regla jurídica absoluta sobre codificación.

La validación exige comparar la descripción del código con la actividad real de la empresa, con objetos de procesos anteriores y con los bienes o servicios efectivamente contratados en esos procesos.

Paso 5. Use procesos anteriores para descubrir cómo están utilizando los códigos

Uno de los métodos más útiles — y menos utilizados por empresas principiantes — consiste en estudiar procesos anteriores publicados en SECOP II. Cuando encuentra un proceso especialmente parecido a lo que vende, revise:

• El código UNSPSC asociado.
• El objeto contractual.
• Las especificaciones técnicas.
• La necesidad contratada.
• Las condiciones relevantes del proceso.

Un proceso anterior puede convertirse en una pista para construir nuevas búsquedas. Los códigos observados en procesos similares pueden utilizarse después para localizar contrataciones relacionadas en otras entidades.

Pero hay dos matices importantes. Primero: que una entidad haya usado determinado código no significa que todas deban utilizarlo igual. Segundo: un código utilizado anteriormente no es necesariamente el más adecuado para cualquier proceso futuro. El histórico orienta; no sustituye la lectura del pliego vigente ni la validación de viabilidad.

Paso 6. Busque el mismo código en SECOP II

La búsqueda pública o avanzada de SECOP II permite utilizar códigos UNSPSC como criterio, según las opciones disponibles en la consulta que esté realizando. En la práctica, conviene combinar:

• Código — para explorar procesos clasificados de forma estandarizada.
• Palabras — para capturar descripciones que no coinciden con su lenguaje comercial.
• Otros filtros — entidad, modalidad, estado, fechas u otros criterios, dependiendo de la búsqueda concreta.

No todos los campos están siempre disponibles en una sola pantalla ni se aplican de la misma forma en todas las consultas. Por eso esta guía habla de combinar criterios según la búsqueda que esté realizando, no de un procedimiento único clic a clic.

Paso 7. Combine códigos y palabras

Las entidades no necesariamente describen la misma necesidad utilizando exactamente el mismo lenguaje comercial que utiliza el proveedor. Por eso palabras y códigos se complementan.

Una empresa de mantenimiento de equipos no debería depender únicamente de la expresión «mantenimiento de computadores». También puede:

1. Buscar diferentes expresiones relacionadas con su actividad.
2. Identificar códigos candidatos en el clasificador.
3. Revisar procesos anteriores similares.
4. Volver a buscar en SECOP II por esos códigos.
5. Comparar resultados y descartar lo que no corresponde.

Paso 8. Construya un mapa de códigos para su empresa

Una forma sencilla de ordenar la estrategia — sin necesidad de complicar la operación — consiste en construir un mapa básico por actividad. La tabla siguiente muestra la estructura; los códigos deben verificarse en el clasificador oficial y validarse con procesos reales:

El mapa debe reflejar actividades reales, no aspiraciones comerciales. Si una fila no puede marcarse como «validada en procesos» porque no encontró contrataciones comparables, conviene mantenerla en observación antes de convertirla en criterio principal de búsqueda.

Ejemplo: empresa de mantenimiento y soporte de equipos de cómputo

Supongamos una empresa que presta mantenimiento y soporte de equipos de cómputo. Una ruta práctica — sin asignar códigos numéricos sin verificación — podría ser:

1. Identificar servicios exactos: mantenimiento, soporte, reparación, redes, software o repuestos, solo si realmente los ejecuta.
2. Separar cada componente de la oferta; no asumir que todo cae en una sola clasificación.
3. Buscar términos relacionados en el Clasificador de Bienes y Servicios.
4. Identificar códigos candidatos por actividad.
5. Revisar jerarquía y descripción de cada candidato.
6. Buscar procesos anteriores similares en SECOP II.
7. Comparar objeto, especificaciones y condiciones técnicas.
8. Validar qué códigos aparecen asociados a servicios realmente comparables.
9. Buscar nuevos procesos utilizando esos códigos validados.
10. Analizar posteriormente si la empresa cumple requisitos del pliego antes de preparar oferta.

Este ejemplo no sustituye una codificación oficial ni garantiza resultados. Muestra cómo pasar del nombre comercial a una búsqueda estructurada por actividades, palabras y códigos verificables.

¿Conviene utilizar un solo código UNSPSC o varios?

No existe una respuesta universal. Depende de la actividad real de la empresa y de cómo las entidades han clasificado necesidades similares.

En estrategia de búsqueda puede resultar útil trabajar con varios códigos realmente relacionados cuando:

• La empresa presta diferentes servicios dentro de su oferta.
• Componentes distintos pueden clasificarse de forma diferente.
• Procesos similares utilizaron clasificaciones distintas en distintas entidades.

La advertencia es clara: agregar códigos irrelevantes genera ruido, notificaciones inútiles y pérdida de tiempo. El objetivo no es aumentar la cantidad de resultados, sino mejorar su relevancia.

¿Por qué una búsqueda con un código más específico puede ser útil?

En oportunidades concretas, suele utilizarse el código completo — los ocho dígitos — cuando corresponde y ayuda a obtener mayor precisión en la búsqueda. Esto no es una regla universal: depende del tipo de actividad, del nivel de detalle con que las entidades codifican y de la interfaz de consulta disponible.

Los niveles superiores — segmento, familia y clase — sirven para comprender la estructura, descubrir familias relacionadas y ampliar la investigación inicial. Los niveles más específicos pueden ayudar a acotar búsquedas cuando ya validó que ese código representa una actividad que su empresa ejecuta.

Antes de afirmar cómo responde exactamente el buscador de SECOP II a cada nivel, conviene probar la consulta en la plataforma vigente. Las interfaces y filtros pueden variar según el tipo de búsqueda.

Encontrar el código correcto no significa que su empresa pueda participar

Este punto es fundamental y muchas empresas lo olvidan cuando descubren códigos nuevos.

Un código relacionado con su actividad no demuestra automáticamente experiencia, habilitación, capacidad financiera, capacidad jurídica, cumplimiento técnico, viabilidad, derecho a participar ni probabilidad de adjudicación.

Encontrar procesos clasificados bajo un código pertinente es solo una etapa previa. Después debe analizar requisitos habilitantes, factores de evaluación, plazos, garantías y riesgos del pliego.

Si necesita evaluar un proceso concreto, conozca nuestro servicio de análisis de pliegos y requisitos habilitantes. También puede revisar el acompañamiento en contratación pública para empresas si requiere apoyo integral.

Errores al escoger códigos UNSPSC

1. Escoger un código por parecido con el nombre comercial de la empresa.
2. No leer la descripción ni la jerarquía del código.
3. Utilizar un solo código cuando la actividad abarca varios componentes.
4. Asumir que todas las entidades clasifican igual una misma necesidad.
5. Introducir demasiados códigos para «ver más resultados».
6. Utilizar códigos de actividades que la empresa no ejecuta.
7. Ignorar procesos anteriores como fuente de validación.
8. Buscar solamente por código y abandonar las palabras.
9. Creer que aparecer en un código demuestra experiencia.
10. Preparar oferta sin analizar el pliego y los requisitos habilitantes.

Ruta práctica para construir una búsqueda por códigos

Conclusión

Los códigos UNSPSC son una herramienta poderosa para ampliar y ordenar búsquedas en SECOP II, pero solo cuando representan lo que su empresa realmente puede ofrecer. El objetivo no es encontrar un código UNSPSC. El objetivo es construir una estrategia de búsqueda que represente correctamente lo que su empresa puede ofrecer.

Defina actividades, busque en el clasificador, valide con procesos anteriores, combine palabras y códigos, y descarte con criterio. Más códigos no significa automáticamente más oportunidades útiles. Cuando encuentre un proceso pertinente, pase de la búsqueda al análisis de viabilidad antes de invertir tiempo en documentos.

Para repasar el panorama general de búsqueda, consulte la guía sobre buscar procesos en SECOP II.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un código UNSPSC?

Es un código del sistema United Nations Standard Products and Services Code, utilizado para clasificar bienes y servicios de forma estandarizada. En Colombia, el Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia Compra Eficiente se basa en este sistema.

¿Dónde puedo buscar códigos UNSPSC en Colombia?

En el Clasificador de Bienes y Servicios disponible en el portal de operaciones de Colombia Compra Eficiente, donde puede buscar por palabra o por código y navegar la estructura del catálogo.

¿Puedo buscar un código UNSPSC por palabra?

Sí. La herramienta oficial permite buscar por palabra relacionada con el bien o servicio, además de consultar directamente por número de código.

¿Cómo buscar procesos en SECOP II por código UNSPSC?

Según la búsqueda que esté realizando, SECOP II permite utilizar códigos UNSPSC como criterio en consultas públicas o avanzadas. Conviene combinarlos con palabras y otros filtros disponibles.

¿Debo utilizar un solo código?

No necesariamente. Si su empresa presta varios servicios o componentes clasificables de forma distinta, puede ser útil trabajar con varios códigos realmente relacionados — no con todos los que parezcan cercanos.

¿Puedo utilizar varios códigos?

Sí, cuando cada código corresponde a una actividad real de su empresa. La clave es la relevancia, no la cantidad.

¿Qué diferencia hay entre segmento, familia, clase y producto?

Son los cuatro niveles principales del código de ocho dígitos: segmento (dígitos 1-2), familia (3-4), clase (5-6) y producto (7-8). Cada nivel es más específico que el anterior.

¿Cómo sé si un código corresponde a mi empresa?

Compare la descripción y jerarquía del código con su actividad real, con objetos de procesos anteriores y con los bienes o servicios efectivamente contratados en contrataciones comparables.

¿Sirve revisar procesos anteriores?

Sí. Los históricos ayudan a descubrir cómo distintas entidades clasifican necesidades similares, qué códigos utilizan y cómo redactan objetos y especificaciones.

¿Por qué buscar por código si ya busco por palabras?

Porque las entidades no siempre utilizan el mismo lenguaje comercial que usted. Los códigos permiten explorar otra dimensión de la búsqueda y descubrir procesos que las palabras solas no mostraron.

¿Un código UNSPSC demuestra experiencia?

No. El código identifica una clasificación de bien o servicio. La experiencia exigible se determina en el pliego y debe demostrarse con documentos e información de la empresa.

¿Tener un código significa que puedo participar?

No automáticamente. Debe verificar requisitos habilitantes, capacidad técnica, financiera, jurídica y demás condiciones del proceso antes de preparar una oferta.

¿Qué pasa si utilizo demasiados códigos?

Aumenta el ruido: más resultados irrelevantes, más tiempo de revisión y mayor riesgo de perseguir procesos que su empresa no puede ejecutar.

¿Cómo puedo encontrar códigos relacionados?

Explore la jerarquía en el clasificador, pruebe palabras alternativas, revise procesos anteriores similares y compare descripciones antes de adoptar un código en su estrategia.

¿Qué debo hacer después de encontrar un proceso?

Analizar el pliego, los requisitos habilitantes, factores de evaluación, plazos y viabilidad real. Encontrar el proceso es el primer paso, no el último.